Teleworking: Between advantages and disadvantages, is there a fair balance?

Statistics are not entirely up to date, but Diane-Gabrielle Tremblay, professor at the school of administration sciences at Teluq University, estimates about 40 % the proportion of Canadian employees who work from their home inthis moment.

This rate, which oscillated between 10 % and 15 % before the current health crisis, should fall back to 20 % or 25 % at the end of the pandemic if there is no new wave, predicts Ms. Tremblay.

It is that, she says, employers have everything to gain from promoting teleworking whose experience and research have demonstrated the profits, such as the increase in productivity, which comes to deny the prejudice of relaxation.Workers are all the more productive when they perceive teleworking as a privilege that must be preserved at the cost of redoubled efforts and overtime.

In terms of earnings, there are also the substantial savings that employers make, mainly in real estate rental costs and other fixed costs.

Employees also find their account there, since while staying at home, they avoid daily trips with their share of stress and inconvenience and spend more time with their families.They also generally come to better focus on their tasks, even if the current context does not often allow it, due to the presence of children at home.

Diane-Gabrielle Tremblay, professor at the School of Sciences of Administration at Teluq University

Photo: Teluq University

Break isolation

Cependant, avec les avantages viennent aussi les inconvénients. Outre les possibles ennuis de santé physique chez ceux qui ne sont pas pourvus de mobilier ergonomique, le télétravail est de nature à isoler socialement l’employé, car il a pour effet de segmenter les équipes de travail, explique Lise Lachance, professeure au Département d’éducation et pédagogie de l’UQAM.

En l’absence de soutien, le travailleur peut se sentir complètement isolé et coupé du milieu de travail et de ce qui s’y passe, y compris les possibilités de promotion, ce qui pourrait nuire à l'évolution de sa carrière, souligne Mme Lachance.

Le milieu de travail, c’est aussi un milieu social, rappelle pour sa part Diane-Gabrielle Tremblay. Elle note que l’ennui peut être un effet collatéral du télétravail, d’où d’ailleurs l’engouement grandissant des travailleurs autonomes pour les espaces de travail partagés (coworking) afin de briser la solitude du travail à la maison.

First indicators on telework

A research in progress since April 4 and conducted by Tania Saba and Gaëlle Cachat-Rosset, from the BMO Chair in diversity and governance of the University of Montreal's industrial relations school, lets a renewed interest in the workat home in Canada.

According to the preliminary research results, 47 % of the 3000 respondents expressed the wish to continue the telework after the end of the pandemic, and 37 % of research participants say they are productive by working from the house.

On the other hand, the respondents who feel isolated and far from the decision -making centers admitted to be less productive in teleworking mode.A drop in productivity has also been observed in those whose tasks to be performed are intimately linked to teamwork, that is to say the interaction with colleagues.

Par ailleurs, Tania Saba relève que le télétravail continue d’être considéré comme une bonne avenue pour concilier travail et vie personnelle, qu’on soit un homme ou une femme. Il est donc faux de croire que le télétravail intéresse davantage les femmes que les hommes.

"Benefiting from both worlds"

To maintain the social bond and feed the feeling of belonging, the two experts agreed to recommend a more voluntary, flexible and alternating telework with traditional work.

Pour créer un sentiment d’appartenance à un milieu, à une organisation, la dynamique collaborative et les échanges sur les milieux de travail sont un élément très important, souligne Mme Tremblay.

Mme Lachance abonde dans le même sens, affirmant qu’il faudrait permettre aux gens de bénéficier des deux mondes : travailler quelques jours en télétravail et quelques jours en présence, car celapourrait limiter les effets négatifs en lien avec le télétravail.

The national executive vice-president of the Canada Public Service Alliance (AFPC), Magali Picard, pleads for a telework alternating with work at the office.

Photo: Radio-Canada / Agnès Chapsal

C’est en somme la principale préoccupation des syndicats. Magali Picard, vice-présidente exécutive nationale de l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC), indique que les gens [qui travaillent à temps plein de leur maison] pensent qu’ils perdent un peu leur statut de travailleur après quelques années et se sentent isolés, ne sentent pas faire partie d’une équipe de travail.

C’est important de travailler à domicile, mais il doit y avoir quand même ce sentiment d’appartenanceà maintenir avec des réunions d’équipe et des échanges avec les différents partenaires sur les outils, les politiques de travail, etc.

Line Lamarre, présidente du Syndicat des professionnels du gouvernement du Québec (SPGQ), constate pour sa part que ses membres ont fini par comprendre les limites du télétravail à temps plein. Il y a des journées où les employés préféreraient aller au bureau pour les besoins de socialisation et pour replonger dans l’informel du bureau dans lequel circule une tonne d’informations, mentionne-t-elle.

Parlant d’une transformation majeure du monde de l’emploi, Mme Lamarre est convaincue de la nécessité de négocier le grand virage du télétravail, mais pour ce faire, il faut baliser le terrain. Il va y avoir des bouts de conventions collectives à réécrire pour, par exemple, déterminer comment les gestionnaires vont intervenir auprès des employés en télétravail.

Can they call them at 7 a.m., at 6 a.m., how do we manage that?You must be entitled to disconnection, these beacons are needed.

Magali Picard, dont le syndicat représente quelque 140 000 fonctionnaires fédéraux, exprime également le besoin d’avoir des clauses dans les conventions collectives qui vont refléter cette nouvelle réalité.

Upcoming negotiations should also clarify a host of details, such as reimbursement of the costs incurred in telework (furniture, computer tools, internet connection, etc.).

Employees must benefit from the savings made by employers, pleads Line Lamarre.

Line Lamarre, president of the SPGQ, thinks that you have to go from artisanal telework to another better supervised.

Photo: SPGQ

Staff management to review

The SPGQ, which assesses 85 % the proportion of its members who work from the house at the moment, believes that the generalized appeal to telework should be accompanied by a new managerial culture.

On sort d’un mode de travail qui était un restant de la période industrielle avec des horaires de travail fixes et on gérait la présence des employés au travail à l’ancienne, fait remarquer Mme Lamarre. Elle estime que les gestionnaires ont du mal à s’adapter à la nouvelle donne et que certains sont assez présents.

Diane-Gabrielle Tremblay précise que ce sont souvent des cadres intermédiaires, des superviseurs immédiats, qui aimaient bien avoir les gens autour d’eux et qui étaient donc peu enclins à voir leur personnel faire du télétravail.

Le problème c’est que les superviseurs au style contrôlant, plutôt qu’encadrant, auraient peut-être tendance à tenter de vouloir maintenir le contrôle qu’ils avaient dans le milieu de travail, commente-t-elle. Dans une situation de télétravail, ils peuvent se servir d’outils informatiques pour surveiller à distance leurs subalternes.

Pour la professeure à l'École des sciences de l'administration à l'Université TELUQ, ces gestionnaires doivent passer d’un contrôle à vue à un encadrement par objectifs et par résultats, une pratique qui est plus implantée dans le monde anglo-saxon.

According to her, a change in management mode is imposed in the light of the undergoing transformation.Managers should therefore set clear objectives as well as deadlines to their employees.The latter should, for their part, work according to the objectives assigned and report on their work, with a frequency to be determined, without falling into excess.

A bit like in the office, managers should be attentive to the manifestations of remote presenteeism.Just as they should adapt both to autonomous employees and to those who need more supervision, all the more so by working at home.

Many employees who are in teleworking mode must deal with the presence of children at home.

Photo: Reuters / Fabrizio Bensch

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Should we fear for employment safety?

By dint of having distance staff and accumulating gains with telework, could employers be tempted to review the status of their employees?In other words, should we fear a precariousness of certain functions and a gradual loss of employment safety in a world which would more promote subcontracting and the use of self-employed workers?

Diane-Gabrielle Tremblay says that she does not have precise data on this subject, but should that the risk exists, at least in certain sectors.She wants it for example the field of translation, whose professionals were formerly regular employees, before converting massively, over time, into self -employed workers.

Elle signale que le même phénomène a été observé dans les secteurs de la rédaction, du service-conseil et de la comptabilité, entre autres. Dans l’industrie de la téléphonie et des télécommunications, ajoute-t-elle, des gens qui étaient des salariés et rentraient au bureau ont été incités à créer leurs propres petites entreprises et à devenir sous-traitants.

On ne peut pas enlever cette crainte, admet Line Lamarre, la présidente du SPGQ, qui rappelle que la permanence est un gage de stabilité et de neutralité de la fonction publique face aux aléas et aux jeux d’influence que peuvent générer les changements de gouvernements.

De toute évidence, la pratique de l’État de recourir à la sous-traitance n’est pas nouvelle, rappelle la leader syndicale. Elle signale néanmoins que le gouvernement du Québec qui voulait procéder à un gel de l’embauche dans la fonction publique s’est vite ravisé, en réalisant que l’État était déjà en manque de main-d’œuvre.

De plus, la présidente du SPGQ doute bien des économies que le gouvernement pourrait réaliser en recourant aux travailleurs autonomes qui, eux, coûtent plus cher.

Employees should not pay the costs incurred for the execution of telework, say the unions.

Photo: Radio-Canada / Olivia Laperrière-Roy

La précarisation n’est pas source de crainte pour Magali Picard, de l’AFPC, pour qui les travailleurs autonomes ne se bousculent pas au portillon de la fonction publique fédéral en raison de la rémunération peu attrayante. Le gouvernement le sait très bien, ce qui demeure alléchant de travailler pour la fonction publique fédérale, ce sont les conditions d’emploi (les régimes de pension et les assurances collectives), la priorité n’étant pas le salaire.

In addition, said the trade unionist, by opening the door to the self -employed workers, the government would risk losing the precious expertise of its officials.The latter are also subject to standards of confidentiality and accountability that it would be difficult to ensure with subcontractors, says Ms. Picard.

"Trust", or Nubik's winning recipe

The Nubik company, specializing in implementation of business solutions, did not wait for the coronavirus pandemic to resort to telework.Katie Bussières, who presides over the company, remembers that it was already working on this mode when she bought it five years ago.

Le travail à distance est pour ainsi dire dans l’ADN de Nubik qui a trouvé dans cette formule une bonne manière d’attirer vers elle une main-d’œuvre qualifiée et rare. Tous les employés de l’entreprise – plus d’une centaine – travaillent de leur domicile.

Et si cette expérience du télétravail a été payante, c’est parce que, affirme Mme Bussières, on a su se faire confiance. C’est unbon prérequis, car le premier frein au télétravail, c’est la perte de ce lien de confiance.

De là la nécessité d’ajuster son mode de gestion, pour l’orienter vers les résultats plutôt que de contrôler de près les employés, une pratique qui ne sert tellement à rien, de l’avis de la chef d’entreprise.

Pour ce faire, le gestionnaire devrait planifier ses objectifs et vérifier leur atteinte, en plus d’agir en agent mobilisateur. Tout cela requiert des habiletés de gestion beaucoup plus grandes que de vérifier qui est arrivé et qui n’est pas arrivé le matin.

For Katie Bussières, president of Nubik, the confidence of managers towards employees is a prerequisite in a context of telework.

Photo: Nubik

Katie Bussières fait remarquer que l’idée de savoir que tout le monde est au travail donne souvent un faux sentiment de sécurité quant au fait que tout le monde fait son travail. Mais, prévient-elle, ce n’est pas parce que les gens sont à leur travail qu’ils font bien leur travail.

Même si tous les employés de la compagnie travaillent à distance, on réussit à avoir un excellent esprit d’équipe, une excellente collaboration entre les membres de nos équipes et un grand sentiment d’appartenance, se réjouit l’entrepreneure.

D’après elle, tout est dans la culture de l’entreprise, les pratiques internes, les pratiques de gouvernance. Chez Nubik,on réunit toute l’entreprise ensemble trois ou quatre fois par année. Il y a plein de choses qu’on peut organiser qui vont favoriser un esprit d’équipe, sans nécessairement se voir physiquement tous les jours.

La présidente de Nubik se félicite par ailleurs de la bonne productivité de ses salariés qui apprécient tellement les avantages qui viennent avec le télétravail, dont la conciliation travail-famille, qu’ils le rendent bien à l'entreprise.

Virtual offices

Nubik dispose encore de deux bureaux, mais personne ne s’y rend pour y travailler, témoigne la présidente Katie Bussières. Le personnel de la compagnie communique principalement à l’aide d’un logiciel qui reproduit virtuellement la composante de l’équipe. Chaque employé dispose de son espace et de son avatar dans cette représentation. Si un membre de l’équipe veut parler avec un autre, il n’a qu’à cogner à sa porte virtuelle. Le système mis en place permet de voir si l’employé avec qui on désire communiquer est, par exemple,en réunion avec d’autres collègues.